Wenn du bei der Arbeit an vielen Besprechungen teilnimmst oder diese organisierst, bist du wahrscheinlich auf eine große Vielfalt in Bezug auf die Qualität dieser Besprechungen gestoßen. Glücklicherweise ist es ziemlich einfach die gesamte Meeting-Kultur der von dir organisierten Besprechungen mit ein paar einfachen Schritten zu verbessern.
Während einige Meetings effizient und gut geplant sind und am Ende genügend Zeit für Fragen eingeplant haben, scheinen andere immer weiterzugehen, ohne jemals einen Punkt zu erreichen. Diese schlechten Meetings neigen dazu, deinen Arbeitstag aufzufressen und dich unproduktiv oder sogar träge fühlen zu lassen. Es ist kein Zufall, dass die effektivsten Meetings auch diejenigen mit der besten Meeting-Kultur sind.
Was ist Meeting-Kultur?
Meeting-Kultur ist im Wesentlichen die Summe all deiner Meeting-Praktiken: der guten und der schlechten. Ein gutes Meeting hat eine produktive, freundliche und offene Kultur. Auf der anderen Seite neigen schlechte Meetings dazu, sich zu winden, anstatt auf den Punkt zu kommen, und sie verursachen normalerweise mehr Probleme, als sie lösen.
6 Tipps zur Verbesserung deiner Meeting-Kultur
1. Bereitet eine Agenda für jedes Meeting vor (und haltet euch an sie)
Wie sich herausstellt, ist eine gute Planung bereits die halbe „Miete“ für bessere Meetings. Der einfachste Weg, unproduktive Besprechungen zu vermeiden, besteht darin, vorher eine glasklare Meeting-Agenda festzulegen und dann sicherzustellen, dass sich alle an sie halten. Dies trägt dazu bei, dass niemand vom Thema abschweift und dass bei jedem Meeting echte Arbeit erledigt wird. Eine US-Studie aus dem Jahr 2019 hat gezeigt, dass die meisten Menschen denken, dass klar definierte Ziele sowie eine klare Meeting-Agenda für die Durchführung eines erfolgreichen Meetings unerlässlich sind.
2. Wähle die Teilnehmer:innen des Meetings sorgfältig aus
Die oben genannte Studie zeigte, dass irrelevante eingeladene Meetings verlangsamten und dass eine Verringerung der Gesamtzahl der Meeting-Teilnehmer:innen zu erfolgreicheren Meetings führt. Wenn du alle deine Teammitglieder zum Meeting einladest und dann noch drei Personen aus einer ganz anderen Abteilung, die du noch nie zuvor getroffen hast, wird sich dies wahrscheinlich negativ auf die Fähigkeiten des Teams auswirken. Deshalb ist es wichtig sicherzustellen, dass ausschließlich diejenigen Personen zum Meeting eingeladen werden, die auch tatsächlich benötigt werden und gleichzeitig sicherzustellen, dass niemand vergessen wird, der bei dem Meeting dabei sein sollte.
3. Meeting-Rollen delegieren
Dies hilft sehr bei der Auswahl Ihrer Teilnehmer:innen. Was du wissen solltest ist, dass für jedes Meeting Personen benötigt werden, die bestimmte Rollen übernehmen. Du kannst beispielsweise kein effektives Meeting abhalten, ohne sog. Meeting-Leaders dabeizuhaben. Das sind die Personen, die den Großteil der Organisation und der Admin-Tätigkeiten übernehmen. Du solltest auch sicherstellen, dass deine Meetings eine/n Moderator:in haben, der/die dafür sorgt, dass immer nur eine Person spricht. In einer agilen Organisationsform kann diese Aufgabe z.B. der Scrum Master übernehmen. Kurz gesagt, jede/r Teilnehmer:in des Meetings sollte genau wissen, was seine/ihre Rolle oder Verantwortung ist, selbst wenn diese Rolle nur darin besteht, zuzuhören.
4. Passt euch an die spezifische Art des Meeting an
Du wirst virtuelle Meetings nicht genauso behandeln wie persönliche Meetings. Das gleiche Prinzip gilt, wenn du andere Arten von Meetings in Betracht ziehst. Ein ungezwungenes Check-in erfordert eine andere Herangehensweise als beispielsweise ein großes Meeting mit vielen verschiedenen Teams. Auch ein Meeting mit Führungskräften sollte anders organisiert werden, als ein Meeting, bei dem deine Teilnehmer:innen alle Praktikant:innen oder befristete Vertragsarbeiter sind. Jede Art von Meeting sollte auf einer speziellen Vorlage basieren. Dies trägt dazu bei, dass du Meetings optimal nutzen kannst und dass jedes Meeting richtig auf seinen Typ abgestimmt ist.
5. Halte inklusive Meetings ab
Die besten Meetings sind kollaborativ, wo unterschiedliche Köpfe zusammenkommen und sich alle zur Teilnahme ermutigt fühlen. Berücksichtige daher bei der Planung deines Meetings die Arbeits- und Persönlichkeitstypen der Teilnehmer:innen. Dies kann wirklich dazu beitragen, die Meeting-Kultur zu verbessern. Zum Beispiel: Wird es viele Extrovertierte geben, die das Gespräch monopolisieren könnten? Wenn dies der Fall ist, könnte die Bereitstellung einer Möglichkeit für Introvertierte, Fragen vorab schriftlich einzureichen (und danach Feedback zu geben), die Wettbewerbsbedingungen ausgleichen. Virtuelle Meetings eignen sich dafür hervorragend, da viele Videokonferenz-Apps eine Chatbox zum Eingeben von Kommentaren enthalten.
6. Bereite dich auf das nächste Meeting vor
Sofern du nicht viel Zeit zur Verfügung hast, wirst du deine Meetings im Allgemeinen in mehrere Sitzungen aufteilen wollen. Dies kann auf verschiedene Weise zu deinem Vorteil sein: Erstens kann es eine hilfreiche Möglichkeit sein, Punkte, die bei früheren Terminen besprochen wurden, weiterzuverfolgen. Zweitens sind mehrere Besprechungen eine großartige Möglichkeit, den Fortschritt deines Teams bei Projekten oder Aufgaben zu verfolgen. Das Veranstalten einer Diskussion für das nächste Meeting ist auch eine hilfreiche Methode, um die Teilnehmer:innen über die besprochenen Themen nachdenken und/oder recherchieren zu lassen. Last but not least ist die Planung des nächsten Meetings eine fantastische Möglichkeit, die Struktur deiner Projekte und Aufgaben zu verbessern. Wenn jedes Meeting darauf ausgerichtet ist, den Fortschritt und die anstehenden nächsten Schritte zu besprechen, wissen alle immer, was sie tun, und die projektbasierte Entscheidungsfindung wird erheblich einfacher.
TOMAS JISKRA tomas@jiskra.at
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