Der Weihnachtsmann befand sich seit einiger Zeit und aus mehreren Gründen in einem Dilemma: erstens hatte er nach den Weihnachtsbäckereien vom letzten Jahr ein wenig zugenommen, die Schornsteine herunter- und wieder hochzuklettern war, für einen in die Jahre gekommenen Mann, sehr zeitaufwändig, die Abnutzung seiner Weihnachtsmannanzüge bedeutete, dass seine Schneiderrechnungen hoch waren. Auch seine Stahlkappenstiefel mussten aufgrund von Abrieb ziemlich regelmäßig ersetzt werden, und die Kosten für Talkumpuder zum Aufhellen seines Bartes nach jedem Abstieg waren eine erpresserische Summe, die er reduzieren musste.
„Ho, ho, ho“, dachte er sich, „ich brauche dringend meine schlauen kleinen Elfen, um ein Produkt zu entwickeln, das Geschenke liefert und die diesjährigen Kekse und die Karotten für die Rentiere sammelt.“
In der Zwischenzeit waren auch die schlauen kleinen Elfen des Weihnachtsmanns nicht glücklich. Sie waren erschöpft von der Zeit, die sie brauchten, um herumzufliegen und Kinder zu beobachten, um zu sehen, wer ungezogen oder nett war. Auch das Erstellen, Verpacken und Liefern von Geschenken wurde für sie aufgrund der steigenden Nachfrage von Jahr zu Jahr schwieriger. Wenn ihre Flugzeit verkürzt werden könnte und sie einen Weg finden könnten, die Kinder zu beobachten, ohne das Hauptquartier der Elfen verlassen zu müssen, würden mehr Hände für den Herstellungs- und Verpackungsprozess zur Verfügung stehen.
Als ob das alles nicht genug wäre, beschwerten sich auch die Rentiere beim Weihnachtsmann über das zunehmende Gewicht, das sie jedes Jahr tragen mussten, da die Anzahl der Geschenke zunahm. Nicht nur das, sondern weil der Weihnachtsmann mehr Schornsteine hinab- und hinaufsteigen musste, musste er mehr Weihnachtsmannanzüge tragen, damit er für seine Weihnachtskartenposen immer vorzeigbar erschien. Diese Anzüge waren wieder zusätzliches Gewicht, das die Rentiere ziehen mussten. Sie wollten, dass die Elfen etwas entwickeln, das ihre Last erleichtern würde. Der Weihnachtsmann wusste, dass er Wege finden musste, um den gesamten Prozess effizienter und kostengünstiger zu gestalten.
Der Weihnachtsmann als Scrum Master und Agile Coach
Der Weihnachtsmann hatte eine gute Beziehung zu seinem Elfenteam und so schulten ihn zwei seiner Elfen über die letzten Monate in den Künsten des Projektmanagements. Ihm wurde zunächst der Umgang mit Microsoft Excel und Microsoft Project erklärt, damit er seine Projekte planen und nachverfolgen konnte. Anschließend lernte er Microsoft Visio unter den begeisterten Augen seiner Elfen, damit er die Struktur seinem Team visuell präsentieren konnte. Nachdem der Weihnachtsmann diese Microsoft-Fähigkeiten auf seinem enorm großen Gürtel hatte, schrieb er sich für einen PRINCE2-Kurs ein und folgte diesem mit einem Agile PM-Kurs und dann einem Scrum-Master-Kurs. Ausgestattet mit all diesen Trainings war der Weihnachtsmann zuversichtlich, dass er seinem Team helfen konnte, ihre aktuellen Herausforderungen zu überwinden, indem er sie coachte und ermutigte, „selbstorganisiert“ zu werden.
Das Backlog
Die Rentier-Stakeholder hatten kürzlich einen Product Owner namens Rudolf ernannt. Mit einer „Nase“ für ein gutes Produkt würde Rudolf nicht nur ihre Anliegen als Stakeholder vertreten, sondern auch als zusätzliches Geweih dienen, um den Schlitten zu ziehen. Die erste Aufgabe für den Weihnachtsmann als neu zertifizierter Scrum Master war dann, ein Treffen mit Rudolf und den Rentieren zu vereinbaren, damit ein Product Backlog erstellt werden konnte. Darauf wurden drei Aufgaben platziert:
Eine Methode für die Lieferung von Geschenken und das Sammeln von Keksen und Karotten finden, ohne dass der Weihnachtsmann den Schornstein hinab- und hinaufsteigen muss
Eine Methode für die Elfen finden, das Verhalten von Kindern zu überwachen, ohne das Elfenhauptquartier verlassen zu müssen
Eine Methode zur Gewichtsreduzierung beim Rentierschlitten finden
Das Sprint-Planning
Sobald das Product Backlog erstellt war, arrangierte der Weihnachtsmann ein Sprint-Planungsmeeting mit den Elfen und den drei gespenstischen agilen Säulen: Transparenz, Inspektion und Anpassung. Der Weihnachtsmann erklärte die Ziele und stellte so sicher, dass alle Teammitglieder harmonisch aus demselben Weihnachtsliederblatt sangen. Auf diese Weise würde letztendlich das Vertrauen zwischen den Elfen wachsen, und mit dem Wachstum des Vertrauens würden auch Transparenz, Inspektion und Anpassung möglich werden. Wie sich herausstellen wird, sollten die Säulen eine entscheidende Rolle dabei spielen, den Geschenkverpackungs-Druck zu verringern, unter dem die Elfen derzeit standen.
Innerhalb des zweistündigen Zeitfensters, das für dieses erste Meeting vorgesehen war, hatte das Team die Aufgaben und mögliche Lösungen besprochen und wie jeder von ihnen plante, diese Lösungen rechtzeitig und innerhalb des Budgets zu erreichen. Sie erstellten ein „Sprint Backlog“, sodass jeder nun sichtbar für seine eigene spezifische Aufgabe verantwortlich war.
Einer für alle und alle für einen
Obwohl die Elfen und die Säulen alle Teil desselben Teams waren, hatte jeder eine andere Rolle zu spielen. Die Elfen teilten sich gemäß den Aufgaben, zu denen sie sich commited hatten, in 3 Gruppen ein, während Transparenz, Inspektion und Anpassung zwischen ihnen schwebten. Auf diese Weise wurden alle Teams über den Fortschritt der anderen Teams informiert. Jedes Mitglied nahm dennoch am Daily Scrum teil, um seine Erkenntnisse auszutauschen, eventuell aufgetretene Probleme zu diskutieren und Verbesserungsvorschläge zu machen.
Ein Team würde eine Software für die Drohnenausrüstung entwickeln, die es ermöglichen würde, Kinder auf Monitoren von der Elf-Zentrale aus zu beobachten. Ein anderes Team sollte die Software für die Lieferung von Geschenken entwickeln, die gleichzeitig das Gewicht des Schlittens reduziert und die Kosten des Weihnachtsmanns senkt, da er nicht mehr selbst in den Schornstein klettern muss. Das dritte Team konzentrierte sich darauf, eine Methode zum Sammeln der Kekse und Karotten zu entwickeln, die wiederum bedeutete, dass der Weihnachtsmann nicht in die rußigen Tiefen hinabsteigen musste.
Das Drohnendesign war ziemlich geradlinig. Die Aufgabe, eine magische Art von leichtem Kunststoff zu schaffen, der jedes darauf projizierte Bild (in vollem Funktionszustand) wieder aufbauen würde, war jedoch viel komplexer. Die Idee war, dass die Elfen wie gewohnt ein Geschenk bauen, es dann fotografieren und das Bild in der Software speichern. Bei der Lieferung musste der Weihnachtsmann, der auf dem Schornstein saß, einfach ein winziges Stück des magischen Plastiks abbrechen und es in den Kaminumbau fallen lassen. Allein durch die Auswahl von „Nachbauen“ auf seinem Laptop würde sich das Vorhandene, sei es Fahrrad oder Kuscheltier, selbst rekonstruieren.
Da das magische Plastik so leicht war und nur eine kleine Menge für den Wiederaufbau jedes Geschenks benötigt wurde, würde diese Entwicklung das Gewicht im Schlitten noch mehr reduzieren, als die Rentiere gehofft hatten, denn die kleine Plastiktüte würde den schweren und überquellenden Sack des Weihnachtsmanns ersetzen von Geschenken. Dies war ein zusätzlicher Bonus und würde bedeuten, dass die Rentiere mehr Schornsteine in kürzerer Zeit abdecken könnten.
Das dritte Elfenteam arbeitete an der Entwicklung eines KI basierten Roboters mit einer angebrachten Kamera. Der Roboter würde wieder vom Weihnachtsmann von seinem Laptop auf dem Dach aus bedient. Er würde sehen können, wo die Hackfleischpasteten und Karotten gelassen worden waren, und sobald die Leckereien in Sicht waren, würde eine Zange aus einer Öffnung unter der Kamera freigegeben werden. Innerhalb der Öffnung wäre ein Kartonzylinder. Sobald der Zylinderdeckel hinter dem letzten Keks geschlossen war, konnten die Karotten einfach in den Körper des Roboters geschaufelt werden und die Kamera würde sich hinter ihnen schließen. Alles, was der Weihnachtsmann dann tun musste, war, die Roboter-Rückenlehne in den Schornstein zu hieven, den Inhalt in den Schlitten zu legen und den Pappzylinder für seine nächste Sammlung von Keksen und Karotten wieder einzusetzen.
Daily Scrum
Jeden Morgen hielt das Team sein tägliches 15-minütiges Scrum ab. Jeder Elf würde seinen Termin darlegen, was er am Vortag getan hatte, was er an diesem Tag vorhatte und welche aktuellen Blocker ihm vorlagen. Es wurden keine Probleme aufgeworfen, bis ein kleiner Elf die Tatsache ansprach, dass nicht alle Häuser Schornsteine hatten. Wie sollten sie Geschenke ausliefern und Kekse und Karotten sammeln? Das Team diskutierte die Angelegenheit und fand bald eine Lösung für das Problem: Sie würden feststellen können, welche Häuser keine Schornsteine hatten, wenn sie die Drohnen aussendeten. Sie könnten dann die Eltern per E-Mail bitten, die Kekse und Karotten beim Briefkasten zu lassen. Das würde bedeuten, dass der Roboter angepasst werden müsste, um wie eine Schlange platt zu werden, aber die schlauen kleinen Elfen sahen darin kein so großes Problem. Transparenz, Inspektion und Anpassung half ihnen also, sich Zugang zum Grundstück zu verschaffen und der Weihnachtsmann musste, anstatt auf dem Schornstein zu sitzen, nur mit seinem Laptop an der Tür stehen.
Bedeutung der 3 Säulen
Sobald der Weihnachtsmann ein kleines Stück magisches Plastik in den Schornstein fallen ließ, baute sich das Geschenk, wie bereits erwähnt, unter den wachsamen Augen von Transparenz, Inspektion und Anpassung wieder auf. Sie verpackten das Geschenk und legten es unter den Baum, sobald sie zufrieden waren, dass es in perfektem Zustand war. Das würde dem Weihnachtsmann die Wäschekosten und alles andere ersparen, worüber er sich Sorgen gemacht hatte. Es würde die Elfen auch von der umständlichen und zeitraubenden Aufgabe befreien, die Geschenke selbst zu verpacken, bevor sie vom Nordpol versendet werden. Als Ergebnis von Transparenz, Inspektion und Anpassung, die jetzt diese Rolle übernehmen, würden mehr Elfen zur Verfügung stehen, um in der Geschenkebauabteilung tätig zu sein.
Die Sprints
Am Ende des ersten zweiwöchigen Sprints war der Prototyp der Drohne zum Testen bereit, ebenso wie die Software, mit der die Software zur Verfügung gestellt wurde. Beide Aufgaben wurden in die „Testing“-Spalte des Scrum Boards verschoben. Der Roboter musste jedoch noch angepasst und weiterentwickelt werden, damit er bei Bedarf flach in die Briefkästen passte. Das Team war zuversichtlich, dass es am Ende des zweiten Sprints zum Testen bereit sein würde, und es wurden Ideen und Verbesserungsvorschläge unterbreitet. Am Ende des dritten Sprints waren alle mit ihrem Fortschritt zufrieden und die letzte Aufgabe wurde in die Testspalte des Scrum Board verschoben.
Testen
Während die Elfen vorläufige Tests innerhalb der Grenzen des Lagerhauses durchgeführt hatten, erkannten sie die Notwendigkeit, die Leistungsfähigkeit ihrer Konstruktionen vor dem Weihnachtstag ordnungsgemäß zu testen. Sie beschlossen, die Eltern per E-Mail zu kontaktieren, um zu fragen, ob ihre Kinder bald Geburtstag haben würden. Wenn ja, könnten die Elfen fragen, ob es ihnen etwas ausmachen würde, ihre Häuser für Tests auszusuchen. Sie müssten sowohl aus Schornstein- als auch aus Schornstein-losen Häusern eine Probe nehmen, damit sie beide Zugangswege und die Fähigkeit der Software und des Roboters testen könnten, zu liefern und Kekse und Karotten zu sammeln. Nachdem die Adressen gesammelt waren, wurde der Test durchgeführt und obwohl es ein oder zwei Störungen gab, die die Adaptation leicht beheben konnte, war der Probelauf absolut erfolgreich.
Sprint-Retrospektive
Die bisherigen Testergebnisse hatten die Hoffnungen und Erwartungen aller Mitglieder des Weihnachtsmannteams bei weitem übertroffen. Auch Rudolf und die Rentiere waren hocherfreut. Sie alle diskutierten, was sie erreicht hatten und ob sie die Dinge anders hätten machen können, und machten während des Gesprächs Vorschläge für mögliche zukünftige Verbesserungen. Am wichtigsten war, dass sie sich selbst für ihre Leistungen lobten. Durch die Anwendung der fünf Scrum-Werte MUT, FOKUS, ENGAGEMENT, RESPEKT und OFFENHEIT konnten sie effektiv zusammenarbeiten und ein angenehmes und festliches Arbeitsumfeld schaffen.
Alle Aufgaben des Scrum-Boards waren nun auf finales Testen verschoben worden. Es gab für die Elfen nichts mehr zu tun, außer mit der Überwachung der Videoüberwachung und der Herstellung von Geschenken fortzufahren. Erst am Weihnachtstag kann der „Proof of the Pudding“ jedoch richtig getestet werden. Erst dann kann der endgültige Erfolg des Projekts gemessen und die Aufgaben in die Spalte „Done“ verschoben werden. Der Weihnachtsmann ist jedoch zuversichtlich, dass er dieses Jahr, nachdem alle seine Geschenke geliefert wurden, rechtzeitig zu Hause sein wird, um mit hochgelegten Füßen zu sitzen und zuzusehen, wie alle Kinder am Weihnachtsmorgen ihre Geschenke öffnen.