Die Zukunft ist digital, die Zukunft ist agil: Werkzeuge der Zusammenarbeit (I)




In meinem Blogbeitrag letzte Woche berichtete ich euch von unserem „Mission to Vision 2024“ Workshop. Auch wenn die Teilnehmer, inkl. mir, zuerst „warm werden“ mussten, war dieser letztendlich ein großer Erfolg. Zusammen mit meinen Führungskräften haben wir unsere Blocker und Schwächen, sowie unsere Stärken und Chancen ausgearbeitet und daraus unsere Vision und das Mission Statement abgeleitet.

Der Workshop war unter anderem so wichtig, da er einerseits langjährigen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen aus der direkten operativen Geschäft die ideale Plattform bot, strukturiert ihre Probleme zu definieren, die ihre tägliche Arbeit behinderten, zugleich jedoch auch konstruktiv die Chancen und Stärken unserer Firma und der einzelnen Teams herauszuarbeiten.


Ein großer Blocker, über den ich heute schreiben möchte, war die interne Kommunikation. In den letzten Jahren sind wir sehr schnell gewachsen. Wir schafften binnen zwölf Jahren den Sprung vom Start-Up zum internationalen Mittelstandunternehmen mit rund 65 Millionen EUR an Umsatzerlösen und rund 700 in verschiedensten Projekten bei Kunden befindlichen Beratern. Oftmals wurde jedoch die Expansion und das Wachstum vor die interne Struktur gestellt und so kam es, dass wir zwar zum internationalen – rechtlich gesehen – Konzern angewachsen waren, unsere Strukturen und Kommunikationskanäle jedoch nach wie vor sehr stark von Einzelgesprächen und direkter interner Kommunikation über E-Mail geprägt waren. Dies führte dazu, dass unsere Postfächer mit internen Mails, die teils als Chat geführt wurden, übergingen und die relevanten Informationen dennoch nicht allen Bedarfsträgern dieser Information zugänglich waren. Viele Entscheidungen liefen zudem nach wie vor über meinen Tisch.


Diese Art der Kommunikation war nicht mehr zeitgemäß, führte vielerorts zur totalen Überforderung der zusammenarbeitenden Teams und Personen und fing an das weitere Wachstum zu gefährden.


Wir entschlossen uns, mit sofortiger Wirksamkeit sämtliche interne Kommunikation via E-Mail abzustellen und führten Microsoft Teams als Werkzeug für interne Kommunikation ein. Es gibt auch zahlreiche andere Produkte von anderen Herstellern (wie z.B. Slack, …). Da wir jedoch bereits über Microsoft Lizenzen verfügten, stellte sich uns dies als der für uns einfachste Weg dar. Wir organisierten Bereiche, sogenannte Channels, die fachlich und geographisch strukturiert waren.


Alle Channels sind jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin zugänglich und der Schriftverkehr wird ausschließlich in Englisch durchgeführt.


So wird sichergestellt, dass Informationen schneller fließen und jedem innerhalb des Unternehmens zur Verfügung stehen, wenn und wann auch immer, er oder sie diese benötigt. Nach nur wenigen Wochen Erfahrung kann ich sagen, dass das eine wahnsinnige Produktivitätssteigerung ist! Natürlich bedarf es auch eines Umdenkens in der Belegschaft. Ich muss zugeben, auch für mich war es neu in einen Channel in englischer Sprache zu schreiben. Man gewöhnt sich schnell daran und bereits nach einigen Wochen ist es nicht mehr vorstellbar, wie man zuvor überhaupt ohne dieses Werkzeug arbeiten konnte.