Verstreute Team sind die Zukunft. Sie stehen jedoch vor besonderen Herausforderungen, wenn es darum geht, die Zusammengehörigkeit und Produktivität derer zu reproduzieren, die von einem Ort aus arbeiten. Wie können Organisationen ihre phygitalen Teams und Räume optimal nutzen?
Ein phygitaler Raum ist der Ort, an dem die physische und die digitale Welt zusammenkommen. Mathematisch ausgedrückt also Physisch + Digital = Phygital. Dank COVID ist es ein Ort, an dem viele von uns gerade leben und arbeiten. Aber schon vor der Pandemie wuchs der Trend zur gemischten physischen und digitalen Zusammenarbeit. Trotzdem haben viele Unternehmen immer noch Schwierigkeiten, die kreative Leistung von Teams an gemeinsamen Standorten mit denen zu vergleichen, die virtuell arbeiten. Der Studie des Harvard Business Review “Recreating Work as a Blend of Virtual and Physical Experiences” zufolge gaben knapp 40 % der Befragten an, dass es schwieriger sei, die gewünschten Ergebnisse durch digitale Zusammenarbeit zu erzielen als durch persönliche Interaktionen. Die gesamte Studie findest du hier
Für viele Arbeitnehmer:innen ist es alltägliche Realität und wird wahrscheinlich in den kommenden Jahren zu einem dominierenden Thema in unserem Berufsleben werden. Organisationen müssen daher Strategien und digitale Tools adaptieren, um zunehmend gemischte Präsenzteams zu unterstützen und die Kollaboration zu fördern.
Gemischte Präsenzteams sehen oft ein Ungleichgewicht in der Wertschöpfung derjenigen, die sich am physischen Arbeitsplatz befinden, und derjenigen, die sich „einwählen“. Virtuelle Teilnehmer:innen können sich ignoriert oder von der kreativen Energie des realen Büros ausgeschlossen fühlen, während diejenigen im Büro möglicherweise das Gefühl haben, dass Remote-Teilnehmer:innen nicht vollständig in den stattfindenden Austausch eingebunden sind. Insofern müssen sich Teilnehmer:innen im Remote-Modus wesentlich mehr anstrengen, um zu sehen, gesehen und gehört zu werden. Dieses Phänomen wird im englischen „presence disparity“, übersetzt also die Disparität der Anwesenheit, genannt.
Nachfolgend habe ich euch einige Taktiken zur Vermeidung der Disparität zusammengestellt:
Macht die Regeln klar: Klarheit und Transparenz sind alles. Bevor hybride Arbeit eingeführt wird, solltet ihr eure Policy so festlegen, dass jeder die Regeln und Erwartungen kennt und versteht – und sich der Fallstricke der Disparität bewusst ist.
Entscheidet, wie Meetings stattfinden sollen: Soll jedes Meeting ein Videocall sein oder sollten alle Mitarbeiter:innen persönlich anwesend sein? Sollten Remote-Mitarbeiter:innen ihre Gesprächsthemen im Voraus einreichen dürfen, damit sie eine faire Möglichkeit haben, sich später aktiv einzubringen? Wer macht Notizen (und in welcher Form) und verfolgt getroffene Entscheidungen?
Passt euch an die Bedürfnisse unterschiedlicher Personen an: Einige Teams werden es vorziehen, ihre regelmäßigen Abstimmungen persönlich im Büro abzuhalten, andere wollen nur kurze tägliche Anrufe. Die Art der Zusammenarbeit wird hier von vielen Faktoren, beeinflusst und sollte möglichst flexibel an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden. Auch scheuen sich manche Menschen nicht, sich in einer Videokonferenz zu äußern, andere müssen dazu ermutigt werden. Seid empathisch und fair und moderiert ein derartiges Meeting, sodass alle zu Wort kommen.
Stattet euch mit moderner, zweckmäßiger Technologie und entsprechenden Werkzeugen aus: Investiert in hochwertige Videokonferenz-Systeme und schnelles WLAN, damit Anrufe aus dem Büro keine Qual sind. Schaut euch Instant-Messaging-Anwendungen und Channel-Kommunikations-Tools an, um Möglichkeiten zu finden, die Produktivität der Arbeit hoch zu halten und den Kommunikationsstil der Menschen offen zu gestalten und Informationen schnell und effizient zu teilen. Damit werden zeitaufwendige 1:1 Meetings überflüssig und Unternehmens-Silos aufgebrochen. Ich persönlich bin auch großer Fan digitaler Whiteboards und Flip-Charts. Die Ausarbeitungen der Besprechung können einfach gespeichert und mit dem Team geteilt werden – und es sind nette technische Gimmicks mit denen man gerne arbeitet J
Gleicht die Spielwiese an: Überlegt euch, wie definiert werden kann, wer im Büro ist und wer Remote-Mitarbeitet und an einem Multi-Teams-Call teilnimmt. Bedenkt, dass die remote arbeitenden Kolleg:innen auch nicht von spontanen Abstimmungen ausgeschlossen werden dürfen.
TOMAS JISKRA tomas@jiskra.at
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